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    En relación sus prácticas de gestión, el IMGP (primer estudio del índice de madurez de gestión PYME) realizado en una muestra de 754 empresas de diferentes tamaños, demuestra que un 10% está en nivel rezagado, 47% en nivel inicial, 39% en nivel medio y solo un 4% nivel avanzado. Cabe mencionar que, en la ponderación general, no hay empresas en nivel experto.

    En este contexto, cualquier desequilibrio en las finanzas de una empresa podría perjudicar la salud de todo el sistema, estancando el crecimiento o poniendo en riesgo su permanencia.

    En este contenido, desarrollado con el apoyo de asesores expertos en finanzas empresariales, hacemos mención de los principales elementos a considerar en el orden y gestión financiera de una empresa, con el fin de ser un apoyo en el desarrollo saludable y crecimiento natural de las PYMEs chilenas.

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    1. ¿Cómo entender la salud de mi empresa?

    Las analogías son muy útiles para explicar de forma simple y didáctica la forma en que funcionan las cosas. En este sentido, una empresa es un sistema complejo, que funciona mediante muchos elementos relacionados y dependientes entre sí, similar a un organismo vivo. La metodología clínica, plantea que todo organismo tiene un desarrollo natural y un estado “saludable” que representa su condición óptima.

    Así, al referirnos a las empresas, hay dos conceptos/analogías muy útiles que podemos usar: “La Empresa Saludable” y “El Camino de la PYME”. Estos conceptos nos ayudan a entender mejor las empresas, tanto el estado óptimo que podrían alcanzar, como el desarrollo y crecimiento natural que pueden experimentar con las prácticas adecuadas.

    ¿Qué es una empresa saludable?

    Una empresa saludable es aquella que posee procesos funcionales, eficientes y productivos, a la vez que sus diferentes áreas se relacionan de manera armónica. En consecuencia, el modelo de negocio se observa rentable y competitivo, experimentando un continuo crecimiento natural, sin comprometer el bienestar de sus colaboradores.

    Con el tratamiento adecuado, toda empresa puede desarrollarse como una empresa saludable que pueda encaminarse hacia un crecimiento natural.

     

     

    Síntomas de una empresa con problemas financieros

    Como en todo organismo vivo, los síntomas son indicadores de posibles enfermedades. A continuación, presentamos algunos síntomas que podrían indicar que una empresa tiene “mala salud financiera”, es decir, problemas profundos que valdría la pena examinar y tratar.

    • La planificación financiera es poco clara o simplemente no existen
    • Las ventas están estancadas o presentan muchas fluctuaciones
    • Los presupuestos no calzan con lo utilizado en el periodo
    • Existe déficit de caja constante o eventualidades que cubrir
    • Hay incertidumbre sobre gastos o compromisos financieros futuros
    • Se desconoce la rentabilidad real y la utilidad que genera el negocio

     

    Si sientes que tu empresa se identifica en mayor o menor grado con alguno de estos síntomas, te recomendamos revisar con atención este contenido, el cual hemos desarrollado con el apoyo de expertos con gran experiencia en finanzas empresariales. Esto te permitirá dar una primera revisión, para luego profundizar en aquellos aspectos que observes más importantes de trabajar.

     

    2.-¿Cómo-entender-el-orden-financiero-en-mi-empresa-_1_Miniaturas

    2. ¿Cómo entender el orden financiero en mi empresa?

    Tener orden financiero en una empresa, significa contar con información clara y accesible, para que todos los procesos relacionados con el flujo de dinero estén bien organizados. El orden financiero es uno de los aspectos más fundamentales y básicos para que tu empresa sea entendible y manejable, con el fin de planear mejoras continuas.

    Mantener un negocio ordenado no es tarea fácil, pero por ejemplo, cuando necesitas encontrar algo con urgencia y pierdes horas buscando sin éxito, descubres que vale la pena mantener el orden.

     

    ¿Por qué es importante el orden financiero?

    Mantener un orden financiero en tu empresa te dará mayor capacidad de análisis y control sobre las gestiones. Entre otras cosas, mantener este orden es lo que te permite analizar e interpretar la información financiera con mayor facilidad, ayudándote a tomar decisiones estratégicas y resolver cualquier tipo de problema en su origen. Además, esto es realmente importante si consideras que “el tiempo vale oro” en los quehaceres diarios.

    “La necesidad de mantener un orden financiero, con la agilidad que eso otorga para acceder a la información y tomar decisiones, se hace aún más importante considerando que la falta de tiempo es una realidad recurrente en los empresarios.”

     

    Si no mantienes un orden financiero claro y legible en tu PYME, puede que el negocio aparente funcionar bien, pero te será más difícil resolver situaciones o tomar decisiones para el crecimiento de tu negocio. Además, vivir en un constante desorden financiero puede causar sensación de ansiedad e incertidumbre, debido a la falta de control presente y lo que podría pasar a futuro.

    “Como empresario, debes considerar la contabilidad y las finanzas como una actividad que da soporte a las decisiones estratégicas.”
    Manual de reactivación para PYMES. 2020.

     

     

    Síntomas de falta de orden financiero

    • Dificultad para detectar y/o resolver el origen de problemas financieros.
    • Falta de información para calcular la rentabilidad real del negocio.
    • Sensación de incertidumbre o temor al pensar en las finanzas.
    • Incapacidad para detectar oportunidades de inversión internas.

     

    Si necesitas mejorar el orden en las finanzas de tu empresa, aquí te dejamos un par de recomendaciones prácticas que puedes implementar.

    1. No mezcles tus finanzas empresariales y personales

    Aunque esto es sabido por la mayoría, es común ver empresarios con la mala práctica de mezclar sus finanzas personales con las de la empresa. Esto crea un desorden que hace difícil entender los flujos de dinero, calcular la rentabilidad o planificar presupuestos. Una solución muy simple es separar parte de los ingresos de la empresa para pagarte un sueldo acorde a tus responsabilidades y la capacidad financiera de la empresa.

    2. Conforma un equipo financiero especial

    El equipo (o encargado) financiero es el que velará y será responsable de que la información contable se registre de forma correcta y mantener unas finanzas ordenadas y saludables en la empresa. Para esto, es necesario conformar un equipo que, si bien puede compartir personas, debe entenderse como un área funcional diferente y paralela a otras áreas de la empresa.

    3. Elabora un flujo de caja detallado

    El flujo de caja es un informe que muestra los flujos de ingresos y egresos que tiene una empresa en un período de tiempo determinado. Mantener un flujo de caja actualizado te permitirá tener claridad sobre cómo se mueve el dinero dentro de la empresa, considerando los flujos de entrada y salida.  Profundizaremos un poco más sobre este tema en la siguiente sección.

     

    3.-¿Cómo-entender-el-Flujo-de-Caja-de-mi-empresa-_1_Miniaturas

    3. ¿Cómo entender el Flujo de Caja de mi empresa?

    Si es que aún no tienes el flujo de caja de tu empresa de forma clara y detallada, sin duda debes convertirlo en prioridad. Esta herramienta es fundamental para que puedas llevar un orden y control en todas las gestiones financieras de tu empresa y, en consecuencia, puedas tomar mejores decisiones con los recursos disponibles.

    ¿Qué es un flujo de caja?

    El flujo de caja es un informe financiero que muestra los flujos de ingresos y egresos que ha tenido y tendrá tu empresa en un período de tiempo determinado. En palabras simples, es tomar una radiografía al flujo de dinero de tu empresa, para entender con claridad cómo y cuánto dinero entra, se utiliza y sale del negocio. 

    En esta infografía puedes ver los principales elementos de un flujo de caja:

     

     

    Una de las maneras de “perder la guerra” es quedarse sin recursos para seguir batallando. En este sentido, es imperativo para todo empresario saber: ¿cuántos meses de operación me quedan en la cuenta? y, segundo, ¿cómo aumentar esa cantidad?
    COMPITE: Manual de reactivación para PYMES. 2020.

     

    ¿Por qué es importante tener un flujo de caja en mi empresa?

    El flujo de caja es una herramienta fundamental para mantener un orden y tener el control de las gestiones financieras en tu empresa. Este informe te dará información clara sobre cómo se mueve el dinero, permitiendo evaluar el desempeño financiero, la rentabilidad, la capacidad de pago (liquidez) y conocer las necesidades de financiamiento. De esta forma, tendrás la capacidad de tomar decisiones informadas y estratégicas en tu negocio.

    ¿Cómo elaborar un flujo de caja?

    Como es lógico, para elaborar un flujo de caja necesitas información de calidad, es decir, los números exactos y confiables del dinero que se mueve en tu empresa.  Estos pasos prácticos te ayudarán a elaborar un flujo de caja:  

    1. Obtener la Información contable, balance general y estado de resultados. 

    2. Definir el periodo que se va a analizar (una semana, un mes, un año, etc).

    3. Revisar y registrar todas las entradas e ingresos del periodo analizado. 

    4. Revisar y registrar todas las salidas y gastos del periodo analizado. 

    5. Realizar un cálculo que considere: [saldo inicial + entradas - salidas].

    ¿Qué hacer si tengo déficit en el flujo de caja?

    Si luego de analizar el flujo de caja los números no cuadran o son negativos, no desesperes, ya que con esta herramienta ahora tienes la capacidad de resolver los problemas a tiempo y con información real. Estos son algunos consejos generales para resolver problemas de caja: 

    1. Revisa y reduce costos (insumos, procesos, servicios, etc)

    2. Realiza cobros a tus acreedores oportunamente. 

    3. Analiza opciones de financiamiento internas o externas.

    4. Procura mantener un fondo de reserva para tu negocio. 

    5. Implementa acciones que potencien y aumenten las ventas.

    Muchas veces los problemas de caja pueden ser más complejos de lo que parece o no se ve una solución evidente. En estos casos, siempre será de gran ayuda contar con el apoyo de un asesor en temas financieros con experiencia.

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    4. ¿Cómo entender la rentabilidad en mi empresa?

    El objetivo principal de todo negocio es ganar dinero, es decir, generar ganancias o utilidades del negocio. Es importante entender que esto no se consigue solo con “volumen de venta”, sino con una serie de factores que hacen que el modelo de negocio sea realmente rentable. Y como es lógico, toda empresa saludable debe ser rentable para experimentar un crecimiento natural sostenible en el tiempo.

    ¿Cómo calcular la rentabilidad de mi empresa?

    La rentabilidad de una empresa es la capacidad que tiene el modelo de negocio de utilizar de forma eficiente sus recursos para generar ganancias. Existen muchas fórmulas matemáticas utilizadas para calcular la rentabilidad de la empresa, pero todas ellas se valen de la información de calidad que puedas obtener del negocio, es decir, debes contar al menos con un orden financiero y un flujo de caja claro.

    Margen neto

    Esta es una de las fórmulas más simples para tener un estimado del beneficio que se obtiene del negocio. El margen neto es la diferencia entre los ingresos por venta y gastos del negocio.

    Utilidad neta = ingresos por venta - gastos del negocio

    Si este cálculo se quiere llevar a una relación, es posible obtener el margen neto en porcentaje.

    Margen neto % = Utilidad neta / ingresos por venta

    Rentabilidad de la empresa, más que un simple número

    A diferencia de lo que algunos piensan, la rentabilidad no debería simplificarse a un único número aislado, sino entenderse como parte de un análisis más general, que permita tener una lectura completa de la rentabilidad de la empresa. 

    Dentro de este análisis amplio de rentabilidad es importante considerar también, los ingresos y egresos provenientes de los activos y pasivos de la empresa, así como también, el período de maduración, el punto de equilibrio del negocio y los resultados del proceso comercial.

    Período medio de maduración

    El período medio de maduración de una empresa es el tiempo promedio que transcurre entre el pago a proveedores de materias primas y el cobro a clientes por la venta de productos terminados. En otras palabras, es la cantidad de días en que se recupera el dinero gastado desde la compra inicial de insumos y materiales para la producción. 

    Conocer el período medio de maduración permite saber el tiempo que la empresa debe financiar su ciclo productivo y determinar necesidades de financiamiento.

    Fuente de la imagen: COMPITE, Manual de reactivación para PYMES. 2020.

    Al igual que en el caso del flujo de caja, hacer este análisis y proyección permite mejorar la gestión financiera de la empresa y considerar el financiamiento con periodos adecuados.

    Punto de equilibrio

    El punto de equilibrio de la empresa es el nivel de ventas en el cual los ingresos obtenidos son iguales a los costos, tanto fijos como variables. Esta información permite analizar si la empresa, a un nivel de ingresos dado, está ganando o perdiendo dinero.

    Fuente de la imagen: COMPITE, Manual de reactivación para PYMES. 2020.

    Es importante conocer este valor, ya que determina si es que la empresa está efectivamente generando utilidad. En concreto, cada empresario debe ser capaz de responder la pregunta: ¿cuánto debo vender para no generar pérdidas?

    Proceso comercial

    El proceso comercial de una empresa son todas las etapas necesarias para cerrar una venta, desde que llega un nuevo prospecto, hasta el servicio de postventa que se ofrece al cliente. 

    Mejorar los resultados en el proceso comercial de la empresa no solo depende de que el equipo encargado sea capaz de cerrar ventas, sino de que todas las áreas estén alineadas y el proceso funcione coordinado. Algunos recomendaciones de mejora continua son: 

    • El proceso comercial debe estar bien estructurado, ser eficiente y expedito.
    • Los equipos de venta, atención y postventa deben tener capacitación adecuada. 
    • La empresa debe contar con las herramientas tecnológicas necesarias. 
    • La promoción y marketing debe ser pensada de forma estratégica.

     

    Finalmente, para que el proceso comercial observe una mejora continua, es necesario medir y evaluar los resultados constantemente para realizar los ajustes correspondientes.

     

    5.-¿Cómo-entender-la-contabilidad-de-mi-empresa-_1_Miniaturas

    5. ¿Cómo entender la contabilidad de mi empresa?

    Generalmente, cuando se le pregunta a un empresario ¿qué uso le das a la contabilidad?, la respuesta más usual es: “para pagar impuestos”. Técnicamente, esta respuesta es correcta, pero no es el único ni más importante de los usos que se le puede dar.

    “Como empresario, debes considerar la contabilidad y las finanzas como una actividad que da soporte a las decisiones estratégicas. Especialmente en tiempos de crisis donde se está enfrentado a una mayor incertidumbre acerca del futuro de la actividad económica.”
    COMPITE, Manual de reactivación para PYMES. 2020.

     

     

    ¿Qué tipos de contabilidad existen?

    Existen tres tipos de contabilidad que como empresario PYME debes conocer: la contabilidad tributaria, la contabilidad financiera y la contabilidad de gestión. A continuación un breve vistazo a cada una de ellas.

    La contabilidad tributaria

    La contabilidad tributaria es aquella que se utiliza para el pago de impuestos. Esta contabilidad sigue la normativa del código tributario y de la ley de la renta, y es la contabilidad que usualmente el empresario PYME encarga a su contador.

    La contabilidad financiera

    La contabilidad financiera es la que permite reflejar la realidad de la empresa al calcular y mostrar su valor económico. Esta contabilidad se rige por normas estandarizadas, que permiten que la información sea comparable entre empresas y entendida por todos. En Chile, la norma utilizada para llevar la contabilidad financiera es la norma IFRS, por su sigla en inglés, o “Normas Internacionales de Información Financiera”.

    La contabilidad de gestión

     

    La contabilidad de gestión es la que apoya el proceso de toma de decisiones de gestión y estratégicas dentro de la empresa, ya que esta se genera a partir de un plan de cuentas. El plan de cuentas es el listado de todas las cuentas que se utilizan al desarrollar la contabilidad de una empresa. Con esta información detallada, es posible calcular de manera más precisa la utilidad y rentabilidad por línea de negocio, por tipo de cliente, por producto, por zona o por local. 

    Llevar un buen plan de cuentas es fundamental para saber dónde el negocio genera sus utilidades. Muchas veces los empresarios no saben cuál es su margen, o si lo saben, no tienen claro cómo este se genera a partir de las diferentes actividades del negocio.

    ¿Son necesarias las 3 contabilidades?

    El hecho que existan estas tres contabilidades no significa que se tenga que llevar tres sistemas contables independientes. Desde la contabilidad financiera por IFRS es posible subdividir las cuentas ya definidas para crear un plan de cuentas adecuado y llevar la contabilidad de gestión. Además, desde esta misma contabilidad es posible hacer los ajustes para informar la situación de la empresa al servicio de impuestos internos en el formato que la contabilidad tributaria solicita. 

    Sin embargo, sí es importante conocer y utilizar los tres tipos de contabilidad que mencionamos: tributaria, financiera y de gestión, de manera de que puedas conocer de mejor forma tu empresa y tomar mejores decisiones.

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    6. ¿Cómo entender la planificación de mi empresa?

    Todo proyecto resulta mejor cuando ha sido bien planeado. Y cuando hablamos de una empresa o negocio, en donde debemos considerar un escenario cambiante, un montón de factores que controlar y otras tantas cosas que podrían salir mal en el camino, con cuánta mayor razón. 

    Sin embargo, al momento de pensar en el futuro, algunos pueden llegar a creer que la clave es simplemente “hacer un plan para alcanzar el éxito”. Sin embargo, tal como hemos visto a lo largo de este contenido, hay muchas cosas que ordenar y mejorar antes de poder tener una planificación realista y alcanzable. En palabras simples, sin la base de unas finanzas ordenadas y rentables, cualquier planificación no será más que “construir castillos en el aire”.

    La realidad es que en las empresas a veces el dinero “no alcanza”, no porque no se estén percibiendo utilidades o porque no se esté trabajando productivamente, sino porque no existe un orden y una correcta planificación financiera.

     

     

     

     

    La importancia de la planificación financiera

    Desde el punto de vista práctico, diseñar un plan financiero para tu empresa te permitirá trazar una ruta bien definida para lograr las metas y objetivos propuestos. Y desde el punto de vista psicológico, te dará tranquilidad y motivación para volver a “enamorarte de tu negocio”. La combinación de estos dos factores es clave para que puedas tomar mejores decisiones, con la mente clara, información confiable y en base a un plan concreto. 

    ¿Cómo desarrollar un plan financiero?

    Una planificación financiera es el camino que debe recorrer una empresa desde su situación presente a una situación futura, para lograr objetivos determinados, considerando el escenario actual. 

    Para realizar una correcta planificación financiera debes contemplar al menos dos elementos importantes: objetivos estratégicos y presupuesto.

    Objetivos estratégicos

    Lo más importante en cualquier planificación es plantear objetivos estratégicos que estén alineados con las necesidades y proyección de la empresa. Estos objetivos deben ser claros, específicos, realistas y contar con indicadores que permitan medir y dar seguimiento al cumplimiento de los mismos en un tiempo determinado. 

    Presupuesto

    El presupuesto básicamente consiste en un estado inicial de caja o saldo de efectivo. Esto es, sumar todos los ingresos o entradas y restar todos los flujos de salida y desembolsos en un tiempo determinado, el resultado final será el presupuesto. 

    El presupuesto te permite básicamente dos cosas:

    1. Detectar posibles déficits de caja que deben ser cubiertos

    2. Descubrir excedentes disponibles para inversión interna 

     

    Interpretando correctamente la información obtenida del presupuesto, podrás llevar a cabo los ajustes que correspondan a la planificación anual y proyectar un crecimiento realista en tu PYME. 

    La planificación debe incluir todas las acciones que se deben llevar a cabo en un periodo de tiempo determinado (actividades, hitos, eventos, tareas, etc.). Teniendo claros tanto los objetivos estratégicos como el presupuesto, es posible crear una planificación detallada que establezca el camino a recorrer en pasos concretos para el desarrollo de tu empresa saludable.

     

    7.-¡Tómale-el-pulso-a-tu-empresa!_1_Miniaturas

    7. ¡Tómale el pulso a tu empresa!

    Para finalizar, siempre es un buen primer examen “tomarle el pulso” a este organismo complejo que llamamos empresa. Una forma rápida de tomarle el pulso a la salud de tu empresa es hacerte las siguientes preguntas de forma honesta: 

    • ¿El modelo de negocio se observa realmente rentable?
    • ¿Estamos siendo realmente competitivos en el mercado? 
    • ¿Tengo confianza en un crecimiento continuo y natural?

     

    Si sientes que el pulso no anda bien o presenta algunas “arritmias cardiacas”, te recomendamos revisar con detención este contenido para detectar síntomas o problemas de salud financiera en tu empresa que necesiten ser tratados y reflexionar sobre posibles soluciones.

    ¿Qué hacer en caso de problemas financieros en mi PYME?

    Algunas veces, los problemas financieros de la empresa se pueden solucionar evaluando y ajustando algunas gestiones internas. Si este es el caso, esperamos que este contenido te haya sido de gran ayuda. Sin embargo, cuando los problemas son más complejos o llevas mucho tiempo intentando resolverlos sin muchos avances, la consultoría profesional es, sin lugar a dudas, algo que deberías considerar.

    ¿Por qué confiar en asesoría externa?

    Al contrario de lo que algunos piensan, apoyarse en asesoría externa no es un indicador de que estés haciendo “las cosas mal”, sino porque existe la oportunidad real de hacerlas mucho mejor. La asesoría externa te dará esa visión fresca que tu negocio necesita para salir de los problemas financieros y te acompañará en el camino que debes recorrer.

    El camino de la PYME

    Toda PYME tiene un camino que recorrer, en el cual experimentará obstáculos, oportunidades y desafíos que enfrentar para lograr ese crecimiento natural que busca. Muchas veces, este camino puede ser más complejo de lo esperado, y será necesario el apoyo y compañía de “un otro” que conozca la ruta, para llegar a la meta con éxito.

    ¿Cómo te acompaña COMPITE?

    Los diferentes programas de COMPITE están diseñados para que pequeños y medianos empresarios(as) como tú, puedan recibir ese acompañamiento constante, capacitación técnica y asesoría profesional con experiencia que necesitan en “El Camino de la PYME”. De esta forma, determinamos en conjunto las prácticas de gestión más adecuadas para desarrollar todo el potencial de tu empresa.  

    “la mala noticia es que tu empresa podría tener un mayor crecimiento… la buena noticia es que tu empresa PUEDE tener un mayor crecimiento.”

    ¡Vuelve a enamorarte de tu negocio! Confía en la experiencia de COMPITE para mejorar y profesionalizar los procesos de tu empresa y desarrollar todo el potencial que tu empresa podrías tener. 

     

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